[Điều hành] Những quy tắc trong quản lý

[bachsa]

Hầu như tất cả mọi người đều mong ước được thành đạt trong cuộc sống và trong sự nghiệp. Nhưng khi càng lên cao, khi càng đảm nhiệm những chức vụ quan trọng, con người càng phải biết cách tổ chức vì chẳng ai có thể làm được những công việc lớn lao mà chỉ có một mình. Vì thế, bạn cần phải học cách quản lý, không phải chờ đến khi làm người quản lý mà hãy học ngay từ bây giờ.

Kiến thức cần thiết của những nhà doanh nghiệp

Những doanh nhân thành công nhất trong lịch sử như Henry Ford, Chủ tịch và Người sáng lập hãng ôtô Ford; Thomas Watson Sr., Chủ tịch và Tổng giám đốc IBM; hay Akio Morita, chủ tịch và Người sáng lập tập đoàn Sony của Nhật Bản đều nhấn mạnh đến nghệ thuật quản lý. Có thể nói, quản lý là một môn nghệ thuật nhưng cũng là một môn khoa học.

Khi bạn ngồi trong một văn phòng giám đốc, bạn phải có một ý niệm rõ ràng về khoa tổ chức. Lý tưởng trong việc tổ chức một công cuộc kinh doanh là tạo nên một nhóm người biết làm việc chung để đạt đến mục tiêu chung. Làm người quản lý, nhiệm vụ của bạn là phải thúc đẩy hành động chứ không phải ngăn cản nó.

Hàng ngày, mỗi nhà lãnh đạo, mỗi nhà quản lý đều phải xử lý và quyết định rất nhiều vấn đề trải rộng trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Vậy cần phải có những nguyên tắc nào để điều hành tổ chức và đạt được mục tiêu của mình? Đâu là những bí quyết và kỹ năng mà các nhà quản lý cần phải có?

Từ kinh nghiệm quản lý của mình, HRVietnam (Human Resources & Solutions) phối hợp với Alpha Books lựa chọn xuất bản cuốn sách Những quy tắc trong quản lý: Những chỉ dẫn cụ thể để quản lý thành công (Rules of management: The Definitive guide to managerial success) thuộc bộ sách Sách cho người thành đạt. Những đúc kết từ thực tiễn về quản trị của tác giả Richard Templar trình bày ở đây là những chỉ dẫn rất cụ thể, mang tính thực tiễn cao, rất đáng để các doanh nhân Việt Nam cùng chia sẻ.

Bất kỳ ai cũng có thể học hỏi từ những chỉ dẫn rất hữu ích này. Ví dụ như cách khuyến khích nhân viên hào hứng và tích cực làm việc, cách làm cho cuộc họp trở nên vui vẻ, hay biết cách tự quản lý chính mình: Tiến lên phía trước chứ không thụt lùi; hay Đặt ra mục tiêu thực tiễn cho mình, nhưng phải là những mục tiêu có tính thực tiễn cao; Hãy quyết đoán, ngay cả đôi khi điều này khiến bạn mắc sai lầm…

Đây cũng có thể xem là một túi bí kíp để nhà quản lý giở ra khi muốn tìm sự tham vấn; hoặc muốn tìm sự đồng cảm trong nghệ thuật quản trị nguồn nhân lực bằng chính nét văn hoá riêng của doanh nghiệp mình.

HRVietnam và Alpha Books xin trân trọng giới thiệu cuốn sách với các bạn. Chúc các bạn trở thành những nhà quản lý giỏi.

Những quy tắc trong quản lý

Mr. PAUL NGUYEN
(Giám Đốc Điều Hành HRVietnam)
​

 

[bachsa]

Những quy tắc trong quản lí

Quản lý là một công việc thật thú vị nhưng là việc mà ít ai trong chúng ta định làm. Tuy nhiên ở một mức độ nào đó, hầu hết chúng ta lại thấy mình đang làm công việc quản lý. Bạn hãy xem tình huống sau:

Kiến thức cần thiết của những nhà doanh nghiệp

Người hướng nghiệp hỏi:

- Em định làm gì sau khi ra trường?

Cậu học sinh 16 tuổi trả lời:

- Em muốn trở thành nhà quản lý.

Chuyện này đã xảy ra với bạn bao giờ chưa? Tôi cũng chưa bao giờ phải trả lời câu hỏi như trên nhưng dẫu sao thì bạn cũng đang đọc cuốn sách này của tôi.

Là người quản lý thì bạn phải làm rất nhiều việc. Bạn phải là chỗ dựa vững chắc, là người lãnh đạo và nhà ảo thuật cải cách một thuật sĩ (chỉ bằng một động tác thả chiếc mũ xuống đã có thể làm tăng thêm tiền lương tăng nguồn lực, và thêm nhân viên). Đồng thời bạn còn phải là một người chú/bác…, là nơi tin cậy để người khác sẻ chia niềm vui nỗi buồn, là động lực thúc đẩy sự tiến bộ, và là “thầy phù thuỷ” tài chính (điều này hoàn toàn khác với là một thuật sĩ). Hơn thế nữa, bạn còn phải là người bảo vệ, là vị cứu tinh và là một vị Thánh.

Bạn phải chịu trách nhiệm với rất nhiều người mà có thể không do bạn chọn lựa. Thậm chí họ có thể là những người bạn không ưu và có lẻ chính họ cũng không ưa gì bạn

Bạn phải chịu trách nhiệm với rất nhiều người. Những người mà có thể không phải do chính bạn tuyển chọn. Họ có thể là những người mà bạn chẳng ưa gì và không hề có điểm gì chung với họ. Thậm chí có khi chính họ cũng chẳng ưa gì bạn nhưng bạn phải ngon ngọt với họ trong suốt thời gian làm việc. Bạn đồng thời cũng phải quan tâm, chịu trách nhiệm với họ để họ được đảm bảo về mặt tinh thần, tình cảm và sức khỏe. Bạn phải chắc chắn là họ không làm tổn thương tới chính họ hoặc gây tổn thương cho người khác. Bạn phải đảm bảo là họ có thể thực hiện công việc của họ đúng theo như bất cứ quy định nào mà công ty bạn đưa ra. Bạn phải xác định được quyền lợi của bạn, quyền lợi của họ, quyền lợi của công ty và quyền của công đoàn.

Nhưng điều quan trọng hơn hết là bạn cũng phải làm việc của mình.

Ồ, còn nữa, bạn còn phải luôn giữ bình tĩnh, vui vẻ. Bạn không được la mắng hay ném đồ vật hoặc là ưu đãi, thiên vị một người nào. Quản lý là công việc có những đòi hỏi rất khắt khe…

Là một người quản lý, bạn cũng cần phải là một người trung gian giữa cấp quản lý cao hơn và nhân viên của bạn

Bạn chịu trách nhiệm chăm lo và tìm cách để cho nhóm của bạn phát huy hết khả năng của họ. Có lúc họ cư xử giống như là trẻ nhỏ và bạn không thể đánh mắng họ (hoặc thậm chí là sa thải họ). Có khi họ lại giống như những đứa trẻ hay hờn dỗi đi ngủ muộn, sáng thì không muốn dậy và nếu có dậy thì cũng làm việc uể oải và lười nhác.

Giống như bạn, tôi cũng quản lý các nhóm làm việc (tôi quản lý một lúc hàng trăm công nhân). Có nhiều người tôi còn nhớ được cả tên và những khuyết điểm nhỏ của họ. Ví dụ như trường hợp của cô Heather, cô ấy không thể ở lại làm việc muộn vào thứ Ba vì còn phải đi đón con gái. Anh Trevor bị mù màu nên chúng tôi không thể giao việc cho anh ta trong những đợt trưng bày sản phẩm. Mandy thường cảm thấy bực mình nên nếu để cô ấy trả lời điện thoại khách hàng vào bữa trưa thì cô ấy sẽ làm chúng tôi mất khách hàng ngay. Chris làm việc cùng nhóm thì rất tốt nhưng lại không thể làm việc độc lập được. Ray thì hay say xỉn nên không thể để cho anh tự mình lái xe tới bất cứ đâu.

Là người quản lý, bạn cũng cần phải là một người trung gian giữa cấp quản lý cao hơn và nhân viên của bạn. Cấp trên có thể đưa ra một nhiệm vụ thật vô lý nhưng bạn vẫn phải: a) truyền đạt cho nhóm của bạn, b) không được phàn nàn hay mỉa mai, và c) yêu cầu nhóm của bạn phải thực hiện dù cho đó có là một nhiệm vụ vô lý đi chăng nữa.

Bạn cũng phải trấn an nhân viên về mặt tinh thần vì vấn đề không tăng lương vào năm nay, mặc dù việc này sẽ làm ảnh hưởng xấu tới nhóm của bạn. Bạn còn phải giữ kín những chuyện như chuyển giao quyền hành, sáp nhập, tiếp quản công ty mới, những vụ làm ăn bí mật, việc mua chuộc cấp quản lý cao hơn và những việc đại loại như vậy dù cho mọi người luôn luôn xì xầm quanh bạn và bạn thường hay bị những người trong nhóm của mình dò hỏi.

Bạn không chỉ phải chịu trách nhiệm về nhân viên mà còn phải chịu trách nhiệm về cả các vấn đề như ngân quỹ, kỷ luật, truyền đạt thông tin, hiệu suất lao động, các vấn đề pháp lý, công đoàn, sức khỏe và tính an toàn, nhân sự, tiền lương, phụ cấp cho người ốm, giải quyết vấn đề nghỉ phép cho những người bận công việc gia đình. Bạn cũng phải giải quyết việc cho nhân viên nghỉ vào các ngày nghỉ, nghỉ để giải quyết công việc gia đình, nghỉ giữa giờ, vấn đề quản lý và phân bổ thời gian quy định được nghỉ của nhân viên, vấn đề quyên góp, tặng quà, phân công công việc. Tiêu chuẩn của ngành, luyện tập công tác phòng cháy chữa cháy, công tác y tế sơ cứu, vấn đề đảm bảo cho không khí được thông thoáng, vấn đề về điện - nước, khu vực đỗ xe, kho chứa, nguồn hàng, trà và cà phê cũng là những việc bạn có trách nhiệm phải quan tâm. Đấy là chưa kể tới những vấn đề nhỏ liên quan tới khách hàng.

Bạn còn phải làm việc với các phòng, ban, các nhóm, khách hàng, tổng giám đốc, sếp của bạn, ban giám đốc, các cổ đông và bộ phận kế toán (tất nhiên trừ khi bạn là người quản lý của bộ phận kế toán).

Bạn phải là người gương mẫu. Điều này có nghĩa là bạn phải luôn đúng giờ, là người đi tiên phong, ăn mặc gọn gàng, làm việc chăm chỉ, thức khuya dậy sớm, không thiên vị, có trách nhiệm, biết quan tâm tới người khác, hiểu biết và phải là một người hoàn hảo. Đó là những đòi hỏi rất cao.

Bạn phải chấp nhận là làm một người quản lý thì bạn có thể bị chỉ trích, hãy xem tác phẩm Nghề văn phòng (The Office), bị nhạo báng, như là tên nhân viên hay lôi cuốn người khác gây rối, hãy xem cuốn Vâng, thưa ngài (Yes Minister) và có thể bị nhân viên của mình, cổ đông hoặc bị dư luận cho rằng bạn là người không có năng lực, thậm chí là người không có thực quyền để thực hiện công việc của bạn.

Tất cả những gì bạn cần làm là công việc của bạn. Thật may là lại có một số lời khuyên hữu ích dành cho bạn. Bạn hãy bình tĩnh đọc qua nó, tiếp thu những điều hữu ích và nhất định sẽ gặt hái thành công. Tất cả những điều quý giá này được viết trong cuốn Quy tắc trong quản lý. Cuốn sách là tập hợp những điều chưa từng được viết ra, chưa được nói tới và biết tới. Bạn hãy học và áp dụng nó nếu như bạn muốn thành công.

Quản lý là một môn nghệ thuật và là một môn khoa học. Có rất nhiều sách viết về những cách để làm quản lý. Có vô vàn khóa học về môn khoa học và nghệ thuật này (có lẽ bạn cũng đã từng tham gia một vài khóa). Tuy nhiên những gì sách vở và các khóa đào tạo không đề cập đó là rất nhiều quy tắc “bất thành văn”. Chính những quy tắc này mới khiến bạn trở thành một nhà quản lý tài giỏi. Nó sẽ giúp bạn quản lý công ty hay tổ chức rất tốt. Những quy tắc trong quản lý, dù bạn chỉ quản lý một hai người hay là một hai trăm người, vẫn không có gì khác. Các quy tắc vẫn đúng.

Tất cả những gì bạn phải làm là công việc của bạn

Bạn không thể tìm thấy điều gì trong cuốn sách này mà bạn có thể chưa biết. Hoặc là nếu bạn không biết điều đó, bạn sẽ đọc nhưng lại nói rằng: Những điều này quá hiển nhiên”. Vâng, các quy tắc này rất hiển nhiên nếu như bạn thực sự suy nghĩ nghiêm túc về nó. Tuy nhiên, ngày nay trong cuộc sống quay cuồng, vội vã và dập khuôn cứng nhắc, có lẽ bạn sẽ không nghĩ tới những quy tắc này. Và điều chắc chắn là có thể bạn chưa từng áp dụng chúng.

Bạn hoàn toàn có thể nói: “Nhưng tôi đã biết tất cả những quy tắc này rồi”. Đúng vậy, là một người thông minh, hiểu biết, bạn hoàn toàn có thể biết. Tuy nhiên, bạn hãy thành thật hỏi mình về từng quy tắc xem: Bạn có đem nó ra thực hành và coi nó như là một tiêu chuẩn trong công việc của mình chưa? Bạn có chắc chắn là bạn đã áp dụng nó chứ?

Tôi đã sắp xếp các quy tắc thành hai nhóm cho bạn:

* Thứ nhất là quản lý nhóm của bạn

* Thứ hai là quản lý chính bản thân bạn

Tôi cho rằng sắp xếp như vậy là tương đối đơn giản. Các quy tắc không xếp theo mức độ quan trọng. Quy tắc đầu tiên không quan trọng hơn quy tắc thứ hai và ngược lại. Bạn hãy đọc tất cả rồi đem ra thực hành. Trước tiên, bạn hãy chọn lấy quy tắc dễ áp dụng nhất. Rất nhiều quy tắc có liên quan tới nhau do đó bạn có thể bắt đầu áp dụng chúng đồng thời và không cần phải chọn lựa. Chỉ một thời gian ngắn chúng tôi có thể làm bạn trở thành người điềm tĩnh, vui vẻ, tự tin, quả quyết, có trách nhiệm, biết cách kiểm soát mọi vấn đề và quản lý hiệu quả. Như vậy quả là điều không tồi vì trước đây không lâu bạn phải làm việc hết sức vất vả, mệt nhọc. Học được các quy tắc này bạn sẽ làm việc một cách hiệu quả hơn.

Trước khi bắt đầu, chúng ta nên dừng lại một chút để xác định xem từ “quản lý” thực sự nghĩa là gì. Việc này không dễ như chúng ta thường nghĩ vì đối với vấn đề tiền bạc, tất cả chúng ta kể từ các bậc phụ huynh, người sản xuất tự túc, các chủ doanh nghiệp hay các công nhân, thậm chí kể cả người được thừa hưởng một gia tài kếch xù cũng đều là nhà quản lý. Tất cả chúng ta đều phải “quản lý”. Có thể chỉ là quản lý chính bản thân chúng ta nhưng chúng ta vẫn phải đương đầu, phải tận dụng triệt để các nguồn lực sẵn có. Chúng ta phải nỗ lực, lập kế hoạch, tiến hành và làm cho mọi việc dễ dàng hơn. Chúng ta còn phải kiểm soát, đánh giá thành công, đặt ra tiêu chuẩn, cân đối thu chi, quản lý và làm việc.

Trường Kinh doanh Harvard định nghĩa người quản lý là người “đem lại kết quả thông qua người khác”. Nhà tư vấn quản lý danh tiếng Peter Drucker cho rằng người Quản lý là người có trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý và giám sát. Trong khi đó, Viện quản lý Australia lại định nghĩa “người quản lý là người lập kế hoạch, lãnh đạo, tổ chức, uỷ thác, kiểm soát, đánh giá, dự thảo ngân sách nhằm đạt được kết quả”. Tôi cũng đồng tình với nhận định này.

Quản lý cũng có thể là một định nghĩa rất dài dòng và phức tạp:

Người quản lý là một nhân viên trong nhóm quản lý của công ty. Anh ta chịu trách nhiệm về việc thực thi quyền đã được trao để quản lý về nhân sự, tài chính, quản lý nguyên vật liệu đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung của công ty. Người quản lý là người có trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực, truyền đạt thông tin, thực hiện và thúc đẩy các giá trị văn hóa, đạo đức của công ty. Đồng thời, anh ta cũng phải chịu trách nhiệm dẫn dắt và quản lý các thay đổi bên trong công ty (Theo Mạng lưới người lãnh đạo của California).

Tóm lại, dù định nghĩa quản lý theo cách nào đi chăng nữa thì tất cả chúng ta vẫn đều là những nhà quản lý ở hình thức này hay hình thức khác. Tất cả chúng ta đều phải làm quen với công việc quản lý. Bất cứ điều gì làm cho cuộc sống chúng ta đơn giản hơn thì đó chính là một phần thưởng quý giá. Sau đây sẽ là Những quy tắc trong quản lý. Chúng rất đơn giản, không có gì là khó hiểu hay không tốt. Thực tế các quy tắc này là những điều rất hiển nhiên, rõ ràng. Tuy nhiên, nếu như bạn suy nghĩ về từng quy tắc này một cách cẩn thận và thực hiện chúng triệt để thì bạn sẽ phải ngạc nhiên vì những gì chúng mang lại cho công việc và chính cuộc sống của bạn.

Bạn có thể biết mọi điều trong cuốn sách này, nhưng bạn có thực hiện không? Cuốn sách này sẽ giúp, khuyến khích bạn thực hiện những điều bạn đã biết.

Hãy bắt đầu làm quen với chúng nào!

Những quy tắc trong quản lý

Mr. PAUL NGUYEN
(Giám Đốc Điều Hành HRVietnam)
​

 

[laonongtridien]

Chúc một ngày nghỉ nhiều niềm vui đến những ai đọc mục này !