Viết Sang
Moderator
Nhìn chung, đa số các nhà lãnh đạo đều vô cùng bận rộn. Nhưng họ khác nhau ở cách tổ chức quỹ thời gian hạn hẹp của mình.
Nhiều quản lý thích lên lịch làm việc trong ngày theo đơn vị phút vì họ nghĩ rằng bằng cách này họ có thể tận dụng triệt để tất cả thời gian mà họ có.
Tuy nhiên, nhiều người lại không thích lập thời gian biểu cố định vì họ cho rằng điều này sẽ khiến họ mất linh hoạt trong việc xử lý nhanh các vấn đề đột xuất phát sinh.
Vậy giữa 2 cách thức trên, cách thức nào tốt hơn? Các chuyên gia cho rằng câu trả lời tùy thuộc vào mỗi người.
Theo Ben Dattner, người đứng đầu công ty tư vấn Dattner Consutling LLC kiêm trợ giáo tại đại học New York, chúng ta nên kết hợp cả 2 cách thức trên.
Hãy linh hoạt
Dattner cho rằng lập thời gian biểu là rất tốt nhưng điều đó không có nghĩa là ta lệ thuộc hoàn toàn vào thời gian biểu của mình. Nếu đột xuất có 1 đám cháy xảy ra thì bạn phải dập tắt ngay đám cháy thay vì vẫn tiếp tục tiến hành cuộc họp như đã định.
Dattner nói: “Là nhà quản lý, bạn cần cho người khác biết rằng bạn luôn sẵn sàng tiếp nhận thông tin mới. Và chính thời gian biểu của bạn sẽ phải phản ánh được điều này.”
Theo Earl Taylor, chuyên gia huấn luyện các kỹ năng làm việc cần thiết của Dale Carnegie cho biết, nếu lên lịch 1 chương trình làm việc quá sức, bạn sẽ không chú tâm vào những công việc thật sự quan trọng. Ông nói: “Khi cố lên lịch làm việc theo đơn vị phút tức bạn đang tập trung vào công việc hơn là quan tâm đến kết quả.”
Phân biệt mức độ quan trọng của từng công việc để dành thời gian giải quyết sao cho hợp lý là việc làm không dễ dàng gì. Taylor nói: “Bạn thường dành quá nhiều thời gian cho các công việc không thật sự quan trọng và do đó không đủ thời gian để giải quyết các vấn đề ‘hạng nặng’ khác.”
Ngoài ra, bạn cũng nên xem lại thời gian biểu sau khi đã thực hiện. Theo Dattner, thời gian biểu phải phục vụ cho 2 mục đích: một là cho bạn biết chương trình làm việc trong ngày của bạn, hai là ghi chép lại những công việc bạn đã làm trong ngày. Ông nói: “thời gian biều phải cho bạn biết được những việc bạn sẽ làm và đã làm. Hãy thường xuyên theo dõi thời gian biểu của bạn kể cả khi bạn thay đổi lịch làm việc.”
Thời gian chết
Dù thích lập thời gian biểu cố định theo đơn vị phút nhưng bạn cũng nên có 1 khoảng ‘thời gian chết’ (tức để trống 1 khoảng thời gian). Như vậy, bạn sẽ có thời gian để tán gẫu thân mật với các nhân viên và đồng nghiệp của mình. Dattner cho rằng khái niệm cũ – “Quản lý bằng cách đi dạo quanh công ty”- ngày nay vẫn rất hiệu quả.
Nếu bạn không theo được chính sách ‘mở cửa’ mọi lúc thì bạn có thể dành ra một số giờ ở văn phòng, khi đó nhân viên của bạn sẽ thấy thoải mái hơn khi vào gặp bạn.
Trong 1 số trường hợp, bạn không cần phải tổ chức lại 1 cuộc hẹn đã bị hoãn trước đó. Taylor nói: “Điều này vô cùng hiệu quả”. Nếu bỏ lỡ cuộc họp mặt thông thường, bạn có thể chờ đến cuộc họp lần sau.
Dattner nói: “Thỉnh thoảng, có nhiều cuộc họp quan trọng bị trì hoãn và không bao giờ được tổ chức lại, ví dụ như cuộc họp tổng kết thành tích năm với các nhân viên.”
Đôi khi, vì 1 lý do nào đó mà những cuộc họp quan trọng như thế bị trì hoãn, và sau đó không được tổ chức lại. Điều này là 1 sai lầm. Ông cho rằng: “Việc tổ chức lại các cuộc họp quan trọng là điều vô cùng cần thiết. Tất cả mọi việc đều nên giải quyết rõ ràng, không nên mập mờ.”
Với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật ngày nay, bạn hoàn toàn có thể tự lập thời gian biểu cho mình. Nhiều doanh nghiệp hiện đang áp dụng chương trình phần mềm hỗ trợ tạo thời gian biểu. Chương trình này cho phép họ kiểm tra thời gian biểu của đồng nghiệp và lên kế hoạch cho các cuộc họp mà không cần họ phải nhấc điện thoại.
Ngày nay, chương trình này đang được sử dụng rộng rãi trong khắp các tổ chức.
Tác giả: Nick Turner
