bachsa
Moderator
Kế hoạch của Trish nhằm cung cấp cơ hội học hỏi cho Julia chỉ là một trong những phương pháp mà các nhà quản lý có thể sử dụng để phát triển và thúc đẩy cấp dưới.
Phần này sẽ trình bày một vài phương pháp khác như thiết kế lại công việc, giao phó, đào tạo kỹ năng, và phát triển nghề nghiệp một cách khái quát hơn.
Kiến thức cần thiết của những nhà doanh nghiệp
Thiết kế lại công việc
Khi nhận thấy một nhân viên có thể đóng góp ở mức độ cao hơn, bạn đừng cho rằng chỉ cần giao thêm trách nhiệm mới cho người đó là ổn. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên cạn kiệt nhuệ khí làm việc. Thay vào đó, bạn cần thiết kế lại công việc, chuyển giao những phần việc đơn giản và cấp độ thấp cho những nhân viên phù hợp hơn. Sau đó thay thế những phần việc đơn giản đó bằng những phần việc cao hơn mang tính thách thức và học hỏi.
Điểm khởi đầu để thiết kế lại công việc là thống kê cẩn thận tất cả các phần việc liên quan đến công việc ấy. Có thể tìm trong bản mô tả công việc chính thức hoặc trong biên bản đánh giá hiệu suất làm việc. Khi bạn đã lập được danh sách này, hãy tìm cơ hội chuyển giao bớt những phần việc đơn giản. Ngoài ra hãy xem xét loại bỏ những phần việc không cần thiết. Không phải phần việc nào được thực hiện liên tục trong thời gian dài cũng đều là cần thiết. Sau đó hãy xác định và bổ sung vào quy trình làm việc một hoạt động thách thức hơn nhằm thay thế những phần việc đã chuyển giao hoặc loại bỏ.
Phân nhiệm
Việc thiết kế lại công việc liên quan đến sự thay đổi có tính chất dài lâu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, sự thay đổi dài hạn này lại không phù hợp, vì có khi mục đích của bạn khi giao phó cho cấp dưới các nhiệm vụ theo định kỳ là chỉ nhằm mục đích đem lại sự thách thức và kinh nghiệm thôi. Giao nhiệm vụ là một cơ chế quản lý để thực hiện điều này. Phân nhiệm là việc một người phân công một nhiệm vụ hoặc một dự án cụ thể cho người khác. Khi phân nhiệm, bạn không chỉ chuyển công việc đó sang người khác mà còn chuyển cả trách nhiệm hoàn tất theo tiêu chuẩn đã xác định. Phân nhiệm là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của các nhà quản lý thành công.
Phân nhiệm hiệu quả có thể đem lại những lợi ích thực sự cho bản thân bạn, cho nhân viên, và cho công ty. Khi phân nhiệm, bạn sẽ giảm được lượng công việc và mức độ căng thẳng cho mình bằng cách chuyển những việc trong danh sách phải làm của bạn sang người đủ khả năng giải quyết. Khi đó, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc đòi hỏi thẩm quyền và kỹ năng riêng như hoạch định, phân tích kinh doanh, kiểm soát hoạt động, thu hút nguồn lực, giải quyết các vấn đề quan trọng về con người… Phân nhiệm cũng cải thiện sự tin tưởng giữa bạn và cấp trên. Thông điệp của phân nhiệm là: "Tôi tin rằng bạn làm được công việc này".
Những nhân viên có năng lực sẽ được hưởng lợi từ việc phân nhiệm. Đó là điểm xuất phát của vấn đề phát triển. Mỗi lần bạn giao một nhiệm vụ là bạn đang tạo cho nhân viên cơ hội để học cách nhận trách nhiệm, lập kế hoạch làm việc, và tranh thủ sự hợp tác của người khác. Trong thực tế, việc phân nhiệm đem lại cho nhân viên kinh nghiệm quản lý. Hãy xem ví dụ dưới đây:
Bill Simpson - giám đốc bán hàng khu vực Đông Nam - rất ấn tượng với thành tích của Brenda Jenkins - một trong các đại diện bán hàng do anh quản lý. Brenda chỉ mới làm cho công ty được bốn năm nhưng cô làm việc rất hiệu quả. Cô là một người thông minh, chín chắn và đầy tham vọng. Bill quyết định sẽ tạo cơ hội cho cô thể hiện năng lực của mình. Khi sắp đến cuộc họp bán hàng mùa hè, anh liên hệ Brenda với ý tưởng giao cho cô việc chuẩn bị cuộc họp.
"Brenda này", anh nói qua điện thoại, "cô đang làm việc rất tốt ở Florida, và tôi đang phân vân là liệu cô có muốn đảm nhận một nhiệm vụ ngắn hạn cho tôi không, Nhiệm vụ này sẽ mở rộng kinh nghiệm và phát triển kỹ năng quản lý của cô".
Brenda thấy hào hứng với những điều Bill nói và cô tò mò về những gì sẽ xảy ra tiếp theo. Cô trả lời: "Dĩ nhiên là lúc nào tôi cũng sẵn lòng cho công việc. Anh đang có ý tưởng gì đặc biệt vậy?"
"À", Bill tiếp tục, "từ khi giữ chức vụ giám đốc bán hàng cho khu vực Đông Nam, tôi vẫn luôn tổ chức các cuộc họp giữa năm. Nhưng đã đến lúc có người nào đó đảm nhận việc này thay tôi. Đó phải là người có ý tưởng và năng động và cô chính là người mà tôi đặt sự kỳ vọng nhiều nhất".
"Tôi rất vui khi anh tin tưởng giao cho tôi một việc quan trọng như thế. Vậy công việc cụ thể của tôi sẽ là gì?"
"À, tôi muốn cô chọn và đặt trước một khách sạn đầy đủ tiện nghi cho cuộc họp của nhóm chúng ta. Cô cũng đặt bữa ăn và sắp xếp việc đi lại cho mọi người, đồng thời tuyển một người dẫn chương trình thật chuyên nghiệp cho bữa tiệc tối. Dĩ nhiên là cô sẽ được chủ động về mặt ngân sách và tôi sẽ hỗ trợ nếu cô gặp bất kỳ rắc rối nào."
Brenda đồng ý nhận nhiệm vụ này và xem đây như là một cơ hội học hỏi tốt và sẽ là dịp để cô xác lập vị thế thăng tiến lên vị trí quản lý bán hàng trong tương lai.
Phân nhiệm, như trong trường hợp của Brenda, là một cách lý tưởng để phát triển năng lực cho nhân viên của bạn. Nhưng hãy nhớ kiểm tra tiến độ của người được giao phó, đưa ra nhận xét phản hồi kịp thời và tổ chức huấn luyện nếu cần thiết.
Kỹ năng thương lượng
Phần này sẽ trình bày một vài phương pháp khác như thiết kế lại công việc, giao phó, đào tạo kỹ năng, và phát triển nghề nghiệp một cách khái quát hơn.
Kiến thức cần thiết của những nhà doanh nghiệp
Thiết kế lại công việc
Khi nhận thấy một nhân viên có thể đóng góp ở mức độ cao hơn, bạn đừng cho rằng chỉ cần giao thêm trách nhiệm mới cho người đó là ổn. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên cạn kiệt nhuệ khí làm việc. Thay vào đó, bạn cần thiết kế lại công việc, chuyển giao những phần việc đơn giản và cấp độ thấp cho những nhân viên phù hợp hơn. Sau đó thay thế những phần việc đơn giản đó bằng những phần việc cao hơn mang tính thách thức và học hỏi.
Điểm khởi đầu để thiết kế lại công việc là thống kê cẩn thận tất cả các phần việc liên quan đến công việc ấy. Có thể tìm trong bản mô tả công việc chính thức hoặc trong biên bản đánh giá hiệu suất làm việc. Khi bạn đã lập được danh sách này, hãy tìm cơ hội chuyển giao bớt những phần việc đơn giản. Ngoài ra hãy xem xét loại bỏ những phần việc không cần thiết. Không phải phần việc nào được thực hiện liên tục trong thời gian dài cũng đều là cần thiết. Sau đó hãy xác định và bổ sung vào quy trình làm việc một hoạt động thách thức hơn nhằm thay thế những phần việc đã chuyển giao hoặc loại bỏ.
Phân nhiệm
Việc thiết kế lại công việc liên quan đến sự thay đổi có tính chất dài lâu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, sự thay đổi dài hạn này lại không phù hợp, vì có khi mục đích của bạn khi giao phó cho cấp dưới các nhiệm vụ theo định kỳ là chỉ nhằm mục đích đem lại sự thách thức và kinh nghiệm thôi. Giao nhiệm vụ là một cơ chế quản lý để thực hiện điều này. Phân nhiệm là việc một người phân công một nhiệm vụ hoặc một dự án cụ thể cho người khác. Khi phân nhiệm, bạn không chỉ chuyển công việc đó sang người khác mà còn chuyển cả trách nhiệm hoàn tất theo tiêu chuẩn đã xác định. Phân nhiệm là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của các nhà quản lý thành công.
Phân nhiệm hiệu quả có thể đem lại những lợi ích thực sự cho bản thân bạn, cho nhân viên, và cho công ty. Khi phân nhiệm, bạn sẽ giảm được lượng công việc và mức độ căng thẳng cho mình bằng cách chuyển những việc trong danh sách phải làm của bạn sang người đủ khả năng giải quyết. Khi đó, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc đòi hỏi thẩm quyền và kỹ năng riêng như hoạch định, phân tích kinh doanh, kiểm soát hoạt động, thu hút nguồn lực, giải quyết các vấn đề quan trọng về con người… Phân nhiệm cũng cải thiện sự tin tưởng giữa bạn và cấp trên. Thông điệp của phân nhiệm là: "Tôi tin rằng bạn làm được công việc này".
Những nhân viên có năng lực sẽ được hưởng lợi từ việc phân nhiệm. Đó là điểm xuất phát của vấn đề phát triển. Mỗi lần bạn giao một nhiệm vụ là bạn đang tạo cho nhân viên cơ hội để học cách nhận trách nhiệm, lập kế hoạch làm việc, và tranh thủ sự hợp tác của người khác. Trong thực tế, việc phân nhiệm đem lại cho nhân viên kinh nghiệm quản lý. Hãy xem ví dụ dưới đây:
Bill Simpson - giám đốc bán hàng khu vực Đông Nam - rất ấn tượng với thành tích của Brenda Jenkins - một trong các đại diện bán hàng do anh quản lý. Brenda chỉ mới làm cho công ty được bốn năm nhưng cô làm việc rất hiệu quả. Cô là một người thông minh, chín chắn và đầy tham vọng. Bill quyết định sẽ tạo cơ hội cho cô thể hiện năng lực của mình. Khi sắp đến cuộc họp bán hàng mùa hè, anh liên hệ Brenda với ý tưởng giao cho cô việc chuẩn bị cuộc họp.
"Brenda này", anh nói qua điện thoại, "cô đang làm việc rất tốt ở Florida, và tôi đang phân vân là liệu cô có muốn đảm nhận một nhiệm vụ ngắn hạn cho tôi không, Nhiệm vụ này sẽ mở rộng kinh nghiệm và phát triển kỹ năng quản lý của cô".
Brenda thấy hào hứng với những điều Bill nói và cô tò mò về những gì sẽ xảy ra tiếp theo. Cô trả lời: "Dĩ nhiên là lúc nào tôi cũng sẵn lòng cho công việc. Anh đang có ý tưởng gì đặc biệt vậy?"
"À", Bill tiếp tục, "từ khi giữ chức vụ giám đốc bán hàng cho khu vực Đông Nam, tôi vẫn luôn tổ chức các cuộc họp giữa năm. Nhưng đã đến lúc có người nào đó đảm nhận việc này thay tôi. Đó phải là người có ý tưởng và năng động và cô chính là người mà tôi đặt sự kỳ vọng nhiều nhất".
"Tôi rất vui khi anh tin tưởng giao cho tôi một việc quan trọng như thế. Vậy công việc cụ thể của tôi sẽ là gì?"
"À, tôi muốn cô chọn và đặt trước một khách sạn đầy đủ tiện nghi cho cuộc họp của nhóm chúng ta. Cô cũng đặt bữa ăn và sắp xếp việc đi lại cho mọi người, đồng thời tuyển một người dẫn chương trình thật chuyên nghiệp cho bữa tiệc tối. Dĩ nhiên là cô sẽ được chủ động về mặt ngân sách và tôi sẽ hỗ trợ nếu cô gặp bất kỳ rắc rối nào."
Brenda đồng ý nhận nhiệm vụ này và xem đây như là một cơ hội học hỏi tốt và sẽ là dịp để cô xác lập vị thế thăng tiến lên vị trí quản lý bán hàng trong tương lai.
Phân nhiệm, như trong trường hợp của Brenda, là một cách lý tưởng để phát triển năng lực cho nhân viên của bạn. Nhưng hãy nhớ kiểm tra tiến độ của người được giao phó, đưa ra nhận xét phản hồi kịp thời và tổ chức huấn luyện nếu cần thiết.
Kỹ năng thương lượng
Nguồn: First News và NXB Tổng hợp TPHCM
